Kat mülkiyeti ilişkisinin en önemli organı kat malikleri kuruludur. Bu kurul belli bir düzen içinde toplanmalı, çalışmalı ve karar almalıdır. Uygulamada kat malikleri kurulunu “divan” “başkanlık divanı” “divan kurulu” gibi isimler verilen kurullar yönetmektedir. Bu kurulların kaynağı tamamen uygulamadır, KMK da bu kurullar yoktur. Uygulamada üstelik bu kurullara toplantıya katılanların/mevcudun “oy çokluğu “ile toplantı tutanaklarını imzalama yetkisi de verilmektedir.
Kat mülkiyeti ilişkisinin özel kanunu olan KMK da kurul toplantılarının şekline dair açık hükümler bulunmamaktadır. Ancak kurul kararlarının yazılı olması gerektiği açıktır. Şöyle ki KMK: 32/son “Anlaşmazlıkların çözümünde daha önce verilmiş kararlara bakılmasını, konuya ilişkin karar varsa kural olarak o karara uygun bir çözüme gidilmesini istemekte ve dolayısıyla kararların yazılı olması gerektiğini belirtmektedir.” Bu hükümde kat malikleri kurul kararlarının yazıldığı noter onaylı defteri, yazılan kararların altını toplantıya katılanların imzalaması gerektiği ve karara muhalif olanların muhalefet sebeplerini de belirterek imzalayacakları” açıkça belirtilmiştir. Yargıtay bir kararında defter yerine başka bir kağıda yazılmasını da kabul etmiştir. Özetle kurul kararları yazılı olmalı ve katılanlar tarafından imzalanmalıdır. Bu muteberlik şeklidir/geçerlilik şartıdır. KMK da “toplantı tutanağı” diye bir şey de geçmemektedir. Bu da uygulamada mevcuttur, ama kanunda geçen yazılı olma şartını karşılamaktadır bunun için de bir sakıncası yoktur. Ancak problem bu tutanağın kat malikleri yerine divan üyeleri tarafından imzalanmasında ortaya çıkmaktadır. Bu işin kesin çözümü KMK ya bu konuyu açıklayıcı hükümler konmasıdır.
Bu yapılıncaya kadar ise
- Mevcudu az olan kurul toplantılarında (mümkünse hepsinde) toplantıya katılan tüm kat maliklerinin kararları imzalamalarının,
- Bu mümkün olmuyorsa divana toplantı tutanaklarını imzalama yetkisinin toplantıya katılanların/mevcudun oy çokluğu ile değil de “OY BİRLİĞİ” ile verilmesinin,
- Oy çokluğu ile verilecek imza yetkisinin “yok hükmünde” olma sonucunu doğurabileceğinin bilinmesinin,
- Yasal bir düzenleme yapılıncaya kadar bu düzenlemelerin “yönetim planı” ile düzenlenmesinin,
- Divan kurulunda görev alacak olan kişilerin ( kat maliki, kiracı veya bir başka kişi) kimler olacağının oy birliği ile seçildikten sonra bir öneminin olmayacağının, uygun olduğu değerlendirilmiştir.
(Not: Aynı hususlar temsilciler kurulu toplantıları için de geçerli olmalıdır.)